Her er vores Persondatapolitik, med udgangspunkt i den nye persondataforordning pr maj 2018.

Teglgårdslund er et botilbud for unge, som har brug for støtte i deres udvikling mod et selvstændigt voksenliv. Formålet med Teglgårdslunds arbejde er at kunne tilbyde den unge et hjem, hvor nærmiljøet i Hillerød skaber reel mulighed for positiv integration i lokalsamfundet.

Teglgårdslunds værdigrundlag har udgangspunkt i fire grundlæggende værdier:

• Omsorg
• Tydelighed
• Ansvar
• Respekt

For at kunne leve op til formålet med Teglgårdslunds arbejde er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Ovenstående værdigrundlag er tillige udgangspunkt for vores tilgang til behandling af persondata.

Vi ønsker med denne persondatapolitik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan vi på Teglgårdslund håndterer personoplysninger.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:

KONTAKTOPLYSNINGER PÅ PERSONDATAANSVARLIG

Jan Fyllgraf, forstander, tlf. 2684 3272
jf@teglgaardslund.dk
Teglgårdslund 1
3400 Hillerød

DATAANSVARLIG

Teglgårdslund

Teglgårdslund 1
3400 Hillerød

Telefon: 48 25 40 36
CVR: 1979 6787

www.teglgaardslund.dk

KATEGORIER AF REGISTREREDE

Vi behandler oplysninger om potentielle og nuværende beboere samt jobansøgere og medarbejdere på Teglgårdslund.

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler personoplysninger, som personen selv oplyser til os. Endvidere behandles oplysninger, som en eksempelvis en kommune, samarbejdspartner, fagperson eller pårørende har oplyst til os.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige og lovpligtige forpligtelser, på baggrund af samtykke eller for at Teglgårdslund kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registrerede persons interesse går forud for dette.

Det drejer sig for eksempel om disse personoplysninger alt efter formål og kategorien af den registrerede:

• Kontaktinformationer
• Cpr.nr
• Helbredsoplysninger, herunder evt. diagnoser
• Straffedomme og lovovertrædelser
• Personlige oplysninger om f.eks. familieoplysninger eller fritidsforhold
• Uddannelse og erhvervserfaring

TIDSFRISTER FOR SLETNING/OPBEVARING

Teglgårdslund sletter personoplysninger, når der ikke længere er et formål med behandlingen, eller når vi efter lovgivningen ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne.

Vi sletter således personoplysninger senest 1 måned efter en beboer er fraflyttet eller en medarbejder er fratrådt. Dog opbevarer vi altid relevante personoplysninger i 5 år af hensyn til bogføringsloven. Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares i 6 måneder efter afslaget er givet. Teglgårdslund indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen.

VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER

Personoplysninger vedr. potentielle og nuværende beboere og beboere, der står foran fraflytning kan videregives med det formål at hjælpe den unge borger på bedst mulig vis. Personoplysninger vedr. medarbejdere videregives som udgangspunkt ikke til nogen udenfor organisationen.

Personoplysninger kan videregives i disse tilfælde:

• Med samtykke

Vi kan videregive personlige oplysninger, hvis vi har udtrykkeligt samtykke. Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.

• Af juridiske årsager

Vi kan udveksle personlige oplysninger med f.eks. fagpersoner, kommuner, myndigheder og samarbejdspartnere, for:

• Overholdelse af kontrakter, f.eks. en anbringelseskontrakt
• Overholdelse af gældende love, f.eks. serviceloven, samt efter retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Forfølgelse af Teglgårdslund’s legitime interesser, såfremt de registreredes interesser ikke går forud herfor.
• Videregivelse, når det sker som er et naturligt led i den normale drift og videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre entydig identifikation af registrerede.
• Nødvendig beskyttelse af den registreredes eller anden persons vitale interesser.
• Fastlæggelse af retskrav.
• Opfyldelse af ansættelsesretlige, sociale eller sundhedsmæssige formål.

• Til ekstern databehandling

Vi kan videregive personlige oplysninger til betroede virksomheder, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis databehandleraftale.

RETTIGHEDER EFTER DATABESKYTTELSESLOVGIVNINGEN

I forbindelse med vores behandling af personoplysninger har den registrerede person ifølge databeskyttelseslovgivningen flere rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i de registrerede personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores dataansvarlige på tb@teglgaardslund.dk.

Vi kan afvise anmodninger i det omfang oplysningerne kan anses at være underlagt tavshedspligt til berettiget varetagelse af eget eller andres tarv.

Man kan klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk)

INFORMATIONSSIKKERHED

Teglgårdslund beskytter alle personoplysninger og har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger til sikring mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

På Teglgårdslund er der implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger til at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypisk it-system til behandlingsaktiviteterne (Planner4You).
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Aflåsning af skabe og arkiver, hvor der forefindes personoplysninger.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Teglgårdslunds vegne.
• Tavshedserklæringer med medarbejdere, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for medarbejdere med adgang til informationssystemet Planner4You.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger. Det for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Teglgårdslund.

DATANEDBRUD

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for den registrerede for ID-tyveri, diskrimination, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Teglgårdslund underrette om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt og senest 72 timer efter sikkerhedsbruddet.

COOKIES

Teglgårdslund anvender ikke cookies på vores hjemmeside.

ÆNDRINGER

Vi gennemgår regelmæssigt efterlevelse af persondatapolitikken. Vores Persondatapolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dog de registreredes rettigheder.

 

Revisionshistorik

Version          Note                                                                Dato                         Redigeret af

V0.1               Første udkast til persondatapolitik             23. april 2018         Thomas Brønd